|
Keuntungan Pengelolaan
Arsip Modern
(Dengan Digital Cabinet™) |
Kelemahan Pengelolaan
|
Mencari arsip semudah dan secepat menggunakan mesin pencari “google”. Bebas ketergantungan pada petugas arsip.
Penyimpanan arsip digital hanya memerlukan infrastruktur minimal untuk masa panjang. Pada saat yang sama, dengan adanya backup arsip digital, proses penghancuran arsip fisik bisa dipercepat begitu melewati masa retensi. Penghancuran arsip yang tepat waktu akan menghemat tempat penyimpanan arsip fisik dan jumlah arsip, berikut biaya pengelolaan dan SDM.
Arsip digital mempunyai umur yang tak terbatas. Di sisi lain, biaya penyimpanan dan pemeliharaan perangkat akses arsip digital semakin turun dari waktu ke waktu.
Tanpa Tandingan. Hanya dengan arsip digital, akses terhadap suatu arsip oleh beberapa pihak dan dari berbagai tempat pada saat bersamaan dapat dilakukan.
Layanan Digital Cabinet™ mengurangi secara drastis frekuensi akses arsip kertas. Kontrol monitoring arsip fisik secara online akan memastikan bahwa arsip kertas yang diambil akan dikembalikan tepat waktu dan tersimpan kembali pada tempat yang benar.
|
Mencari satu arsip rata-rata membutuhkan waktu 18 menit. Ketergantungan yang sangat besar kepada pegawai ruang arsip. Bila petugas arsip berhalangan, pencarian akan gagal atau membutuhkan waktu lama.
Satu lemari kabinet empat laci menampung ± 11 ribu arsip, membutuhkan 3,6 m˛ lantai, setara biaya sewa office space ± Rp. 3 juta/tahun. Penambahan 12 lemari kabinet membutuhkan satu pegawai baru untuk mengelolanya.
Umur arsip kertas sangat terbatas, baik karena sebab alami maupun akibat frekuensi akses arsip yang tinggi. Rata-rata satu arsip kertas difotocopy sebanyak 19 kali. Bila lebih, potensi kerusakan arsip semakin besar.
Arsip kertas mempunyai kelemahan fundamental hanya bisa diakses oleh satu orang pada satu waktu dan harus dari satu lokasi tertentu.
Tingginya frekuensi pengaksesan arsip kertas menyebabkan resiko arsip hilang meningkat. SDM sering lupa mengembalikan arsip atau mengembalikan arsip di tempat yang salah. Ketiadaan arsip akibat kelalaian maupun hilang menyebabkan kerugian. |
|
Hubungi kami di
(022) 76-99-98-97 atau
klik disini untuk pertanyaan lebih
lanjut atau Permintaan Proposal & Brosur penawaran layanan.
|
|