Keuntungan Pengelolaan

Arsip Modern (Dengan Digital Cabinet™)

Kelemahan Pengelolaan
Arsip Konvensional (Tanpa Digital Cabinet™)

• Kemudahan dan Kecepatan dalam Pencarian Kembali Arsip

Mencari arsip semudah dan secepat menggunakan mesin pencari “google”. Bebas ketergantungan pada petugas arsip.

• Penghematan Biaya, Tempat dan SDM

Penyimpanan arsip digital hanya memerlukan infrastruktur minimal untuk masa panjang. Pada saat yang sama, dengan adanya backup arsip digital, proses penghancuran arsip fisik bisa dipercepat begitu melewati masa retensi. Penghancuran arsip yang tepat waktu akan menghemat tempat penyimpanan arsip fisik dan jumlah arsip, berikut biaya pengelolaan dan SDM.

• Peningkatan Daya Tahan Arsip

Arsip digital mempunyai umur yang tak terbatas. Di sisi lain, biaya penyimpanan dan pemeliharaan perangkat akses arsip digital semakin turun dari waktu ke waktu.

• Faktor Utilitas

Tanpa Tandingan. Hanya dengan arsip digital, akses terhadap suatu arsip oleh beberapa pihak dan dari berbagai tempat pada saat bersamaan dapat dilakukan.

• Menghilangkan Resiko Kehilangan Arsip atau Terselip

Layanan Digital Cabinet™ mengurangi secara drastis frekuensi akses arsip kertas. Kontrol monitoring arsip fisik secara online akan memastikan bahwa arsip kertas yang diambil akan dikembalikan tepat waktu dan tersimpan kembali pada tempat yang benar.

• Kesulitan dalam Pencarian Kembali Arsip

Mencari satu arsip rata-rata membutuhkan waktu 18 menit. Ketergantungan yang sangat besar kepada pegawai ruang arsip. Bila petugas arsip berhalangan, pencarian akan gagal atau membutuhkan waktu lama.

• Pemborosan Biaya, Tempat, dan SDM

Satu lemari kabinet empat laci menampung ± 11 ribu arsip, membutuhkan 3,6 m˛ lantai, setara biaya sewa office space ± Rp. 3 juta/tahun. Penambahan 12 lemari kabinet membutuhkan satu pegawai baru untuk mengelolanya.

• Daya Tahan Arsip Kertas Terbatas

Umur arsip kertas sangat terbatas, baik karena sebab alami maupun akibat frekuensi akses arsip yang tinggi. Rata-rata satu arsip kertas difotocopy sebanyak 19 kali. Bila lebih, potensi kerusakan arsip semakin besar.

• Faktor Utilitas

Arsip kertas mempunyai kelemahan fundamental hanya bisa diakses oleh satu orang pada satu waktu dan harus dari satu lokasi tertentu.

•  Arsip Sering Hilang atau Terselip

Tingginya frekuensi pengaksesan arsip kertas menyebabkan resiko arsip hilang meningkat. SDM sering lupa mengembalikan arsip atau mengembalikan arsip di tempat yang salah. Ketiadaan arsip akibat kelalaian maupun hilang menyebabkan kerugian.

Hubungi kami di (022) 76-99-98-97 atau klik disini untuk pertanyaan lebih lanjut atau Permintaan Proposal & Brosur penawaran layanan.


Do you find this service useful for you today or might be someday?, Share on Facebook