ALIH MEDIA ( DIGITALISASI / KONVERSI) ARSIP
(EDC-01)
Mempercepat dan memudahkan akses terhadap dokumen/arsip perusahaan adalah value utama layanan alih media arsip kertas.
Dalam setahun seorang office worker rata-rata memproduksi/mengakses/mencetak
10 ribu dokumen kertas. Jumlah ini akan berlipat seiring
penambahan SDM dan usia perusahaan. Faktanya, 90% aktivitas SDM
terkait dengan dokumen (membuat, menyimpan, mengakses/
mengambil,
mendistribusikan). Dari sini jelas, dari waktu ke
waktu jumlah dokumen/arsip kertas bertambah secara berlipat.
Akibatnya cara akses model lama dengan mengakses fisik arsip kertas
menjadi tidak cukup lagi. Cara lama ini mempunyai banyak kelemahan,
salah satu yang utama adalah kelambatan dalam proses akses kembali
arsip. Maka dengan demikian, arsip
digital adalah kuncinya.
Digital Cabinet™ bekerja bersama dengan perusahaan dalam proses alih media dari arsip/dokumen perusahaan yang masih berbahan kertas menjadi bentuk arsip digital dalam format PDF/TIFF/JPG (atau format lain) dengan teknologi scanning dan imaging. Proses ini juga dilengkapi dengan implementasi teknologi OCR/ICR (Optical/Intelligent Character Recognition) yang memungkinkan data di dalam dokumen dapat diproses lebih lanjut (editing, copy, search word by word etc.).
Kerja sama alih media Digital Cabinet™ dalam beberapa kasus tertentu harus bisa mengatasi beberapa tantangan khas sesuai karakter dokumen/arsip fisik, antara lain:
Ukuran kertas tidak standar dan bervariasi (mulai dari kartu nama hingga ukuran A0)
Arsip berbentuk buku (jilid/bundel) yang tidak boleh dibuka (dibongkar) saat proses scanning
Medium arsip non kertas, misal kaca (studi kasus arsip Prof. Van Romondt)
Kondisi fisik arsip rentan atau sudah mengalami kerusakan, dll.
Untuk dokumen/arsip yang bersifat sangat penting, rahasia dan sensitif bagi perusahaan, Digital Cabinet™ bekerja sama dengan memberikan supervisi, pelatihan dan transfer pengetahuan teknis proses alih media, termasuk rekomendasi perangkat hardware dan sofware alih media. Hal ini akan memastikan:
Perusahaan akan merasa nyaman dan aman karena tidak ada pihak di luar perusahaan yang mengakses dokumen/arsip rahasia.
Perusahaan tetap mendapatkan kualitas terbaik dalam proses alih media
Tidak tergantung pada pihak luar dan penghematan biaya alih media yang signifikan bila dilakukan oleh staf internal perusahaan dalam jangka panjang.
Sebagai solusi yang sempurna, hasil dari proses Alih Media ini selanjutnya diintegrasikan ke dalam aplikasi akses arsip digital berbasis web Digital Records Management System (DRMS) untuk mencari dan menampilkan secara lengkap data dokumen/arsip digital.
Hubungi kami di (021) 3347 4371 / (022)
7699 9897 atau
klik di sini
untuk bertanya lebih lanjut mengenai layanan Digital Cabinet™
Do you find this service useful for you today or might be someday?, Share on Facebook
